Todo lo que tienes que saber de un depósito de archivos

Si no cuentas con el espacio suficiente para los documentos más importantes y no sabes qué hacer con todos ellos, debido al poco espacio que tienes en la oficina o casa ¡Tranquilo! Lo que necesitas y con urgencia es contar con un depósito, el cual este totalmente especializado para almacenar todo el papeleo importante.

Pero si no sabes en qué consiste, o qué es un depósito de archivo, aquí te contaremos todo lo que necesitas saber para poder solicitar uno ya mismo.

 ¿Qué es un depósito de archivo?

Es un lugar o local especialmente equipado y destinado exclusivamente para la administración y conservación de los documentos de archivo.

¿Cuál es la importancia de contar con un depósito de archivo? 

Desde el principio de los tiempos, los seres humanos han tenido la necesidad de comunicarse, expresar sus pensamientos y difundir conocimientos. En ese sentido, la información (documentación) ya sea por sus tipologías o formatos, deben ser necesariamente perduradas en el tiempo.

Por ello es necesario que se encuentre en un lugar planificado para depositar cualquier tipo de archivo. Y por supuesto cada uno de ellos debe ser conservado basado en algunos cuidados. Por ejemplo, es necesario tener en cuenta el ambiente del depósito debido a algunos agentes externos (exposición de la luz, humedad, polvo, etc.)

¿Cuál debe ser la ubicación de un depósito de archivos?

Antes de contar con un depósito de archivos, es indispensable que se encuentre en lugar óptimo y que tenga ciertos aspectos. Por ejemplo, los siguientes:

-  La ubicación del depósito debe ser seguro.

- La ubicación debe estar en un lugar alejado de factores como la humedad y el calor. Se debe evitar sitios cercanos a baños, sótanos con tuberías en malas condiciones y alejado de equipos de electricidad o que causen algún tipo de alteración en la temperatura del ambiente.

- La ubicación debe estar alejada a la organización administrativa.

- La ubicación debe evitar vías de acceso de alto flujo vehicular que puedan generar alta producción de contaminantes atmosféricos. Realizar un análisis sobre las características del terreno y de los suelos para contrarrestar sus condiciones.