¿CÓMO CREAR UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA OFICINA?

Es cierto que la gestión de documentos es una de las principales tareas de un administrador, pero también es cierto que toda persona y sobre todo si se trabaja en una oficina, debe saber por lo menos alguna técnica de administración de archivos, ya que no siempre hay dinero para guardarlas en un file storage (almacén de archivos). Digan lo que digan una oficina sin papeles, no es una oficina pero hay que saber cómo ordenar y administrar los documentos que guardamos en ella para que no parezca un caos y encontremos todo a la mano sin la necesidad de estar buscando y revoloteando por toda la oficina como desesperados.

A continuación, te presentamos algunas ideas sobre cómo administrar o crear un buen sistema de administración de archivos y documentos, toma nota.

     1. Define qué tipo de documentos se trata

-          ¿Son documentos importantes, simples, confidenciales o legales?

-          ¿Tienen que estar al alcance de todos o pueden estar guardados en archivos?

-          ¿Se requieren para los estudios de mercado?

-          ¿Son documentos con una fecha de vencimiento, por lo que están activos por un tiempo determinado y después vencen?

-          ¿Puedes administrar un sistema de archivamiento de documentos sólo o necesitas de alguien más?

     2. Determina para qué oficina es relevante la documentación

Consúltale a las personas de la oficina qué documentos son relevantes, porque pueden tener ideas de diseñar un sistema eficiente o sugerir cosas que se deben evitar, trabajan allí mucho tiempo así que deben conocer el lugar al revés y al derecho. Puede haber documentos de diferentes áreas, como por ejemplo, almacenes y cuentas por cobrar, recursos humanos, mantenimiento, administración y finanzas, legal, área médica, etc.

     3. Determina cómo se va a almacenar los documentos

En la oficina existen diferentes tipos de documentos, están por ejemplo, las copias digitales que se pueden archivar fácilmente, los documentos originales que se deben guardar adecuadamente y así una infinidad de papeles. Algunas ideas en donde se pueden guardar los documentos son por ejemplo, en un estante o armario, archivadores con cajones, puertas corredizas, casilleros, portafolios, cajas o sobres y otros centros de archivo.

      4. Considera las ventajas y desventajas de cada inmobiliario

Por ejemplo, los archivadores con cajones tienen una capacidad de almacenamiento limitada pero son de fácil acceso ya que se puede consultar como si sacara un libro de un estante, las cajas con archivos almacenan más, pero también es más fácil que se suelten y se desparramen perdiendo su orden. Generalmente los sobres son para archivar documentos personales, pero se suelen olvidar fácilmente si no están bien archivados y en una secuencia ordenada.

     5. Después de haber determinado las necesidades exactas de cada sección, empieza a elegir tu método para archivar

Puedes elegir archivar los documentos de la forma que más se acomode a ti o a los trabajadores de la oficina ya que son ellos los que tienen el mayor manejo de estos papeles. Puedes archivarlos por orden alfabética, cronológicamente, por región, por entidad o por el tipo de documento. Es recomendable que consideres el propósito de la oficina, ¿quieres tener los documentos en orden y guardados o necesitas tener información activa que se pueda consultar constantemente?

      6. Elige el método que facilite la administración y consulta

Debes considerar pegar copias del método de clasificación en cada estante o en la puerta del armario donde se guardan los documentos ara que las personas puedan leerlos y sepan dónde están las cosas, también puedes pegar un índice de referencia que muestre al personal donde se encuentran los documentos y por último una hoja de historial por archivo pegada en la carpeta o en el armario, que muestre quien tomo el archivo, cuando lo hizo y también cuando lo devolvió.

      7. Sé consistente para que el sistema sea más accesible

El objetivo es crear un sistema que se administre solo, ya que habrá épocas en las que tengas que faltar por x motivos y otra persona tendrá manejarlo.

      8. Después de haber elegido el método más práctico

Adquiere todos los materiales de archivo como por ejemplo, engrapadoras, perforadores, cajas, carpetas de almacenamiento, etc. Prepara el lugar en donde serán guardados los archivos, reúne todos los papeles del mismo tipo y clasifícalos en orden. También será necesario hacer copias digitales para archivarlas en los dispositivos correspondientes y si fuera necesario toma nota de donde los archivaste para hacer el índice.

      9. El mantenimiento de una tarea permanente

Debes considerar enfrentar varios problemas en el camino, por ejemplo, archivos demasiado grandes, se han dañado con el tiempo, la información ya no es actualizada, mantén un índice al día y actualiza el sistema si fuera necesario, verifica que los archivos que salieron se devuelvan en las mismas condiciones y por último realiza una auditoria mensual para asegurarte de que todos los archivos estén su lugar, en orden y completos.

      10. Notificar al departamento de archivo cuando se necesite algún documento

De esta manera el equipo tendrá los documentos listos antes de que vengan buscarlos cuando los necesiten, de esta manera se evitará el caos y el desorden en la oficina. Esto es algo muy ventajoso ya que se ahorra tiempo de espera, además hace al sistema más ágil, especialmente se trata de algo urgente.

Así que ya sabes, para mantener la oficina en perfecto orden es recomendable que utilices un sistema de administración de documentos, en donde puedas encontrar todos los papeles y archivos que necesiten fácilmente. Este sistema es muy parecido a los guardamuebles de empresas de alquiler de depósitos que usan este método para mantener un control activo, ordenado y accesible.