File storage: ¡Cuando los almacenamientos de documentos en plataformas digitales no superan la importancia del papel!

Aunque muchas personas afirmen que las nuevas tecnologías, en cuanto a la conservación de información en plataformas digitales, ha dejado en el pasado la era de los escritos en papel; debemos afirmar que no es del todo cierto y no solo se afirma esto, porque existen algunos que gustan conservar los documentos en físicos. Sino también porque las impresiones en papel juegan un papel muy importante en las empresas.

Puesto que, no existe alguna empresa que no almacene toda su documentación en físico. Incluso muchas de ellas tienen o contaban con un cuarto de archivo donde se almacenan todas las informaciones. Ahora bien, el gran problema con ello era la reducción de espacio en la oficina. Puesto que, con el traslado de lo físico a lo digital, no hacía mucha falta conservar tanto papel en ella. Sin embargo, la eliminación de estos no era una alternativa para la mayoría de empresas.

En esta parte es donde los depósitos de almacenamiento, que normalmente se utilizaban para conservar mercadería, fueron adaptados y transformados en lo que, hoy en día, conocemos como file storage en Lima; que puede ser traducido como almacenamiento o almacenes de archivos.

Ahora bien, muchas compañías que se dedican al alquiler de depósitos han incluido este servicio especial, que no solo está dirigido a las grandes empresas para conservar toda su valiosa documentación institucional, sino también para aquellas personas que, como mencionamos al principio, gustan de conservar toda su documentación personal o cualquier otro tipo de escritos como libros, revistas, colecciones, cómics, etc.

Pero antes de contratar un servicio de este tipo debemos asegurarnos que cumpla o posea ciertas características con las que nuestras mercancías o documentos puedan estar bien conservados. Básicamente es tener presente 3 puntos en específico:

• La flexibilidad: Debemos elegir un almacén donde tengamos la gran ventaja de decidir el tamaño don almacenaremos nuestras pertenencias, el tipo de almacén (trastero, depósito temporal, etc.) también ver todo lo relacionado a los pagos, los horarios de ingreso al depósito deben ser flexibles, entre otras cosas más.

• Seguridad: En este punto debes constatar que el almacén cuente con los sistemas de alarma para evitar posibles robos, además que solo tú tengas las llaves o claves de acceso, etc.

• Control de humedad: Cuando se trata de documentos físicos, tenemos que ser consciente de que ciertos elementos generan contribuyen a su deterioro como, por ejemplo, la temperatura, el tipo de luz y demás; pero, ninguno las afecta tanto como la humedad. Lo ideal es que el local cuente con un control de humedad por todos lados, porque solo así uno podrá estar seguro de que el ambiente, donde se encuentran sus pertenencias, permanezca seco y libre de polvo.

Otras personas, que son un poco más detallistas, utilizan la posición del edificio como referencia para determinar los aspectos que pueden influenciar las condiciones ambientales del almacén. Algunos de ellos son el emplazamiento del edificio, la orientación del depósito, el aislamiento del local y la ventilación natural.

Una vez ya establecido el depósito que utilizaremos, lo recomendable es conseguir herramientas de almacenamiento como, por ejemplo, estantes, archiveros, cajas especiales, etc.  Después de esto, solo te queda aprovechar al máximo tu espacio; en el caso de las empresas es prácticamente lo mismo.